采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為自己的資源， 為滿足自身需要或保證生產(chǎn)、經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動。

采購可以是直接的、間接的、被動的或主動的。這是從申請到采購訂單和發(fā)票批準(zhǔn)的一系列流程，對于獲取產(chǎn)品或服務(wù)至關(guān)重要。雖然我們交替使用采購和購買，但它們彼此略有不同。無論其獨特性如何，每個采購管理流程都都包含3個p，即流程（Process）、人員（People）和文書工作（Paperwork）。

采購流程是什么？

為了保持采購管理流程的公平、透明和高效，對采購流程的良好理解是關(guān)鍵。盡管組織的采購流程各不相同，但下面的流程圖總結(jié)了采購流程中的重要步驟。每個采購管理流程都涉及多個要素，包括需求確定、供應(yīng)商研究、價值分析、提出采購請求、審查階段、采購訂單轉(zhuǎn)換、合同管理、收到訂單的監(jiān)控/評估、三向匹配、付款履行和記錄保持。

以下是采購流程中的重要階段：

第 0 步：需要認可

采購流程的需求識別階段使企業(yè)能夠制定準(zhǔn)確的計劃，及時以合理的成本采購商品和服務(wù)。

第 1 步：采購申請

采購申請是內(nèi)部用戶/客戶提出的書面或電子文件，尋求采購團隊的幫助以滿足現(xiàn)有需求。它包含采購正確的商品、服務(wù)或工程所需的關(guān)鍵信息。

第 2 步：申請審查

只有在采購申請獲得批準(zhǔn)并交叉檢查預(yù)算可用性后，采購流程才會正式開始。在審查階段，職能經(jīng)理或部門負責(zé)人審查申請包并仔細檢查是否確實需要所請求的商品或服務(wù)，并驗證是否有必要的資金可用。

批準(zhǔn)的采購申請成為采購訂單，而被拒絕的申請將連同拒絕的原因一起發(fā)送回申購人。所有這些都可以通過一個簡單的采購訂單軟件來處理。

第 3 步：征集過程

一旦請購單獲得批準(zhǔn)并生成采購訂單，采購團隊將制定個人采購計劃并勾勒出相應(yīng)的招標(biāo)流程。此個別征集計劃的范圍最終取決于要求的復(fù)雜性。

第 4 步：評估和簽約

一旦招標(biāo)過程正式結(jié)束，采購團隊將與評估委員會一起審查和評估供應(yīng)商報價，以確定哪個供應(yīng)商最適合滿足現(xiàn)有需求。

第5步：訂單管理

供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)交付承諾的商品/服務(wù)。收到貨物后，購買者檢查訂單并將收到的物品的任何問題通知供應(yīng)商。

在此步驟中，將采購訂單、包裝單（隨訂單一起送達）和供應(yīng)商發(fā)票三份文件對齊并進行核對，以查明差異并確保交易準(zhǔn)確無誤。一旦發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)予以解決。

第 6 步：發(fā)票審批和爭議

完成三向匹配后，發(fā)票將被批準(zhǔn)并根據(jù)組織規(guī)范轉(zhuǎn)發(fā)到付款處理。

自動化采購管理流程

一個可靠的采購系統(tǒng)可以簡化雜亂的采購流程并保持透明。簡化的采購流程可以更好地控制采購生命周期的每個階段。數(shù)商云采購自動化系統(tǒng)適用于各規(guī)模的企業(yè)，其允許組織創(chuàng)建動態(tài)采購管理流程，并為他們提供戰(zhàn)術(shù)優(yōu)勢。提供每個企業(yè)所需的工具和資源，以實現(xiàn)端到端采購的自動化，為采購流程注入透明度，減輕所有利益相關(guān)者的工作量，實現(xiàn)采購效率最大化以滿足其業(yè)務(wù)需求。具體價值如下：

1. 采購管理系統(tǒng)為企業(yè)管理提供高效和完整的信息資源服務(wù)，運用大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)，分析預(yù)測招標(biāo)采購交易數(shù)據(jù)資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。

2. 采購管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)不同業(yè)務(wù)流程的無縫對接，把業(yè)務(wù)人員的時間和精力從煩瑣的事務(wù)性工作中徹底解放出來，使其更關(guān)注于最需要管理工作，提高工作效率。

3. 采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對供應(yīng)商庫、專家?guī)斓膭討B(tài)管理。對每一個參與投標(biāo)的潛在供應(yīng)商和專家，都可以實行入庫驗證管理，大大提高了信息的準(zhǔn)確性和可信度。

4. 采購管理系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享和高效利用。采購管理系統(tǒng)與其他外部系統(tǒng)對接，將各系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)進行實時傳輸，形成數(shù)據(jù)資源共享，避免信息盲區(qū)。

5. 采購管理系統(tǒng)加大管控采購成本，降低企業(yè)運營成本。有效地監(jiān)控采購計劃的實施和采購成本的變動情況，幫助采購人員擴大尋源范圍，選擇最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，確保采購工作高質(zhì)量、高效率、低成本地執(zhí)行，使企業(yè)處于最佳的供貨狀態(tài)。

總而言之，采購管理系統(tǒng)作為未來招投標(biāo)行業(yè)發(fā)展的核心，在提升管理能力、發(fā)揮運營效率、打破信息盲區(qū)、開展實時監(jiān)督、保證市場秩序等方面均能夠發(fā)揮積極的作用。

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作者：云朵匠 | 數(shù)商云(微信ID：shushangyun_com)

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