一、建立分級(jí)采購(gòu)制度

集團(tuán)公司要根據(jù)實(shí)際情況的不同,對(duì)本集團(tuán)公司及各子公司實(shí)行分級(jí)采購(gòu)的管理模式,即集團(tuán)公司和子公司分級(jí)采購(gòu),各子公司實(shí)行物資集中采購(gòu)。企業(yè)集團(tuán)應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí),建立和完善集團(tuán)內(nèi)部集中采購(gòu)的管理體制,建立集中采購(gòu)的框架體系。一是建立集團(tuán)統(tǒng)一的物資集中采購(gòu)部門(mén),實(shí)行集團(tuán)對(duì)成員單位所需物資進(jìn)行集中采購(gòu);二是進(jìn)一步完善非集團(tuán)集中物資的外購(gòu)審批制度;三是加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)采購(gòu)資源的管理,維護(hù)企業(yè)集團(tuán)的整體利益。

二、建立集中采購(gòu)目錄

集團(tuán)公司要對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目需求和采購(gòu)時(shí)間需求進(jìn)行統(tǒng)籌安排,做出年度、季度計(jì)劃,制定集中采購(gòu)目錄。

首先,集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)需求部門(mén)應(yīng)高度重視年度、季度采購(gòu)計(jì)劃編制工作。因?yàn)橐环轀?zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃不僅會(huì)給自身部門(mén)工作質(zhì)量帶來(lái)提升,也是對(duì)集中采購(gòu)部門(mén)工作負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。

其次,應(yīng)著重增強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃的科學(xué)性。年末各需求部門(mén)根據(jù)采購(gòu)目錄和實(shí)際工作需要,科學(xué)預(yù)見(jiàn)下一年度采購(gòu)計(jì)劃,科學(xué)編制集中采購(gòu)目錄;在編制過(guò)程中應(yīng)盡力做好計(jì)劃準(zhǔn)備、需求評(píng)估、需求計(jì)算分析等主要環(huán)節(jié)工作,同時(shí)可在各子公司廣泛進(jìn)行調(diào)研,充分體現(xiàn)計(jì)劃編制的科學(xué)性和民主性,在此基礎(chǔ)上統(tǒng)籌協(xié)調(diào),正確決策,以平衡各子公司利益。

最后,要加強(qiáng)物資目錄管理,特別是新裝備所對(duì)應(yīng)物資目錄的創(chuàng)建工作,優(yōu)化目錄管理功能,確保編制、審核物資編號(hào)科學(xué)和準(zhǔn)確,全面拓展信息管理運(yùn)用空間,擴(kuò)大對(duì)市場(chǎng)信息、價(jià)格波動(dòng)、物資需求計(jì)劃提報(bào)、庫(kù)存動(dòng)態(tài)和配送等信息的共享,提高集中采購(gòu)工作效率,降低采購(gòu)成本。

三、加強(qiáng)內(nèi)部控制

在集中采購(gòu)模式下,賣方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)橘I方市場(chǎng),生產(chǎn)廠家、中間供應(yīng)商找上門(mén)來(lái)做生意的絡(luò)繹不絕,在這種市場(chǎng)環(huán)境下如何通過(guò)規(guī)范采購(gòu)人員的行為,做到既能規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),又能真正實(shí)現(xiàn)“公開(kāi)、公正、公平”,是企業(yè)物資采購(gòu)面臨的重要問(wèn)題。要規(guī)范集團(tuán)公司的采購(gòu)行為,規(guī)避采購(gòu)中可能出現(xiàn)的種種風(fēng)險(xiǎn),不能只靠經(jīng)營(yíng)者、各級(jí)管理者和有關(guān)業(yè)務(wù)人員的個(gè)人覺(jué)悟,根本途徑是要建立與完善內(nèi)部控制制度與程序,不斷強(qiáng)化教育,增強(qiáng)法紀(jì)觀念,重視職業(yè)道德建設(shè),做到依法照章辦事,真正做到用制度管人、用制度管事,使包括總公司在內(nèi)的采購(gòu)人員能做到有法可依、有章可循。此外,要定期對(duì)集團(tuán)公司包括各子公司的集中采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,找出風(fēng)險(xiǎn)或薄弱環(huán)節(jié),對(duì)此環(huán)節(jié)的采購(gòu)工作要加以規(guī)范和控制,以保證集中采購(gòu)的順利進(jìn)行。

四、信息化管理

采購(gòu)技術(shù)條件是集團(tuán)物資采購(gòu)部門(mén)有效開(kāi)展工作的必要條件,集團(tuán)物資采購(gòu)部門(mén)要依托集團(tuán)的信息優(yōu)勢(shì),建立自己的門(mén)戶,運(yùn)用信息化手段,積極提升信息化水平,構(gòu)建信息共享平臺(tái),提高管控能力。

首先,集團(tuán)公司要積極推動(dòng)物資供應(yīng)管理信息化發(fā)展,在統(tǒng)一各子公司管理模式基礎(chǔ)上,統(tǒng)一物資編碼、統(tǒng)一各子公司物資供應(yīng)管理信息系統(tǒng),以構(gòu)建一個(gè)完整的物資信息化系統(tǒng)涵蓋所有子公司,同時(shí)涵蓋所有業(yè)務(wù)流程。

其次,物資采購(gòu)信息系統(tǒng)要對(duì)集團(tuán)內(nèi)部各方提交的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總、分類、篩選,根據(jù)匯總后的需求編制相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃和調(diào)撥計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)信息流、資金流、商品流的有機(jī)統(tǒng)一。

再次,物資采購(gòu)信息系統(tǒng)要根據(jù)各供應(yīng)商采購(gòu)物資的實(shí)際使用情況進(jìn)行跟蹤、匯總、比較、分析、評(píng)價(jià),便于今后對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)勝劣汰。

最后,物資采購(gòu)信息系統(tǒng)要在集團(tuán)公司整個(gè)信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合,與財(cái)務(wù)、人力資源、銷售、辦公信息系統(tǒng)相連接,形成反映企業(yè)資源完整閉合的信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò),提升集團(tuán)公司管控能力、工作效率和決策水平。

總之,充分發(fā)揮物資采購(gòu)信息的優(yōu)勢(shì),能更好地為集團(tuán)集中采購(gòu)做好基礎(chǔ)工作,實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)自動(dòng)化、高效化。

五、供應(yīng)商管理

供貨商的選擇是集中采購(gòu)的根本,供貨商選擇的好壞,直接影響到集中采購(gòu)的成本、質(zhì)量和效率。一流的企業(yè)集團(tuán)必須要與一流的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略同盟。集團(tuán)公司要爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi),把核心供應(yīng)商數(shù)量控制在一定數(shù)量之內(nèi),提供占采購(gòu)總額一定比例的產(chǎn)品和服務(wù),從而避免集團(tuán)公司內(nèi)部巨大市場(chǎng)的諸侯割據(jù)。此外,要促進(jìn)供應(yīng)商之間充分競(jìng)爭(zhēng),這既可以幫助質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)規(guī)模銷售、規(guī)模生產(chǎn)以降低成本,同時(shí)有利于引導(dǎo)一流的供應(yīng)商充分了解集團(tuán)公司的采購(gòu)需求,提供更有針對(duì)性的、優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù),推進(jìn)深層次的合作。為降低企業(yè)總成本、構(gòu)建采購(gòu)體系、挖掘第三利潤(rùn)源,實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商更深層次的合作,集團(tuán)公司要逐步開(kāi)展供應(yīng)商管理工作,主要做法如下：第一,合理選擇供貨商,使更多、更具實(shí)力的供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng),這樣集中采購(gòu)才有選擇的范圍,采購(gòu)效益才有存在的基礎(chǔ)。第二,成立專門(mén)機(jī)構(gòu),定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)考察和考核評(píng)價(jià),將供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理,培育大型重點(diǎn)戰(zhàn)略性的供應(yīng)商,與確定的重點(diǎn)（戰(zhàn)略）供應(yīng)商在技術(shù)、資金、服務(wù)上進(jìn)行更深層合作。第三,通過(guò)與供應(yīng)商在資本、技術(shù)、服務(wù)域管理方面的聯(lián)接與合作,形成供應(yīng)商橫向一體化運(yùn)作模式,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略采購(gòu)、提高企業(yè)效益、增強(qiáng)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。第四,在具體的采購(gòu)過(guò)程中,必須嚴(yán)把供應(yīng)商的資質(zhì)資格審查關(guān),堅(jiān)決杜絕各種低資質(zhì)商、無(wú)資質(zhì)商,甚至是不法商的介入;充分利用有限的監(jiān)督審查力量,重點(diǎn)實(shí)施事前考察,把各種風(fēng)險(xiǎn)因素排除在采購(gòu)大門(mén)之外。第五,要加強(qiáng)供應(yīng)商間的競(jìng)爭(zhēng)。招標(biāo)公示的范圍應(yīng)盡可能廣,詢價(jià)和邀請(qǐng)招標(biāo)的對(duì)象應(yīng)盡可能多,以真正形成市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)效應(yīng)。

六、推行新形勢(shì)的代儲(chǔ)代銷模式

代儲(chǔ)代銷是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,需方為滿足自身生產(chǎn)需要而采用的一種新的采購(gòu)方式。它對(duì)于企業(yè)充分利用社會(huì)資源、降低存貨風(fēng)險(xiǎn)、加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn)、節(jié)約物流成本具有重要意義。要用好代儲(chǔ)代銷這種采購(gòu)方式,就必須要加強(qiáng)企業(yè)管理、完善企業(yè)制度、明確雙方的權(quán)利和義務(wù),促進(jìn)代儲(chǔ)代銷的健康發(fā)展。

實(shí)施代儲(chǔ)代銷這一采購(gòu)方式在一定生產(chǎn)周期內(nèi)企業(yè)無(wú)須對(duì)代儲(chǔ)代銷物資供應(yīng)廠商進(jìn)行反復(fù)選擇、多次談判,簡(jiǎn)化并規(guī)范了采購(gòu)程序。企業(yè)在實(shí)施代儲(chǔ)代銷這一采購(gòu)方式的基礎(chǔ)上,還可根據(jù)物資消耗規(guī)律和市場(chǎng)狀況,把重要物資放在企業(yè)代儲(chǔ)、代管、代銷,其他大量易購(gòu)物資以供應(yīng)廠商按合同存放,即時(shí)供貨為主。

推行代儲(chǔ)代銷機(jī)制,構(gòu)建物資超市化管理新模式可以為企業(yè)減少采購(gòu)成本、降低儲(chǔ)備資金、杜絕積壓報(bào)廢、節(jié)省運(yùn)輸費(fèi)用、實(shí)現(xiàn)企業(yè)零庫(kù)存、提升管理水平。因此,要不斷擴(kuò)大代儲(chǔ)代銷物資的品種范圍,延伸物資超市的功能,推動(dòng)各單位建立了井口物資超市,在更好、更快地滿足生產(chǎn)單位需要的同時(shí),最大限度地減少物資流通費(fèi)用和儲(chǔ)備資金占用、杜絕積壓和報(bào)廢,從根本上解決了庫(kù)存物資積壓沉淀的問(wèn)題。

七、規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)管理

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下,低成本、高效率的物流系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)取勝的關(guān)鍵所在,尤其是在企業(yè)生存環(huán)境惡化、個(gè)性化的顧客需求不斷加劇、供應(yīng)及銷售渠道頻繁變更以及不可預(yù)測(cè)的市場(chǎng)需求波動(dòng)等情況出現(xiàn)時(shí),企業(yè)必須綜合考慮自身的實(shí)際情況從而選擇適合自身的倉(cāng)庫(kù)地址。

倉(cāng)庫(kù)選址是指在一個(gè)具有若干供應(yīng)點(diǎn)及若干需求點(diǎn)的經(jīng)濟(jì)區(qū)域內(nèi),選一個(gè)地址建立倉(cāng)庫(kù)的規(guī)劃過(guò)程。合理的選址方案應(yīng)該使商品通過(guò)倉(cāng)庫(kù)的匯集、中轉(zhuǎn)、分發(fā),達(dá)到需求點(diǎn)的全過(guò)程的效益最好。因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)的建筑物及設(shè)備投資太大,所以選址時(shí)要慎重,如果選址不當(dāng),損失不可彌補(bǔ)。影響倉(cāng)庫(kù)選址的因素很多,比如交通、地利、地幅等,因此,規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)管理時(shí),倉(cāng)庫(kù)的選址要遵守適應(yīng)性原則、協(xié)調(diào)性原則、經(jīng)濟(jì)性原則和戰(zhàn)略性原則。

八、成立物資招標(biāo)評(píng)審專家?guī)?/h2>

專家?guī)斓慕ㄔO(shè)是整個(gè)評(píng)審專家管理體系的基礎(chǔ)工作,建立一個(gè)既能滿足評(píng)審需求,又能保證評(píng)審質(zhì)量的專家?guī)?是集團(tuán)公司采購(gòu)工作的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。集團(tuán)公司要利用本公司人才優(yōu)勢(shì),將各子公司優(yōu)秀物資供應(yīng)、通風(fēng)、機(jī)電、采掘、機(jī)械等各行業(yè)的優(yōu)秀人才,組成一個(gè)專家?guī)臁２⒊闪＜以u(píng)審委員會(huì)對(duì)專家?guī)熘械膶＜疫M(jìn)行監(jiān)督管理、考核評(píng)價(jià)。在招標(biāo)評(píng)審時(shí),在專家?guī)熘须S機(jī)抽取作為評(píng)委,以保證招標(biāo)采購(gòu)的評(píng)審質(zhì)量。

專家?guī)斓慕ㄔO(shè)要切實(shí)細(xì)化專業(yè)分類,建立資源共享機(jī)制,確保評(píng)審專家的充足來(lái)源。此外,要加強(qiáng)評(píng)審專家管理,規(guī)范評(píng)審專家執(zhí)業(yè)行為,建立健全培訓(xùn)制度,提高采購(gòu)工作質(zhì)量。

九、發(fā)展物流業(yè)務(wù)

運(yùn)輸工作看起來(lái)好像和集中采購(gòu)關(guān)系不是很大,但是如果在集中采購(gòu)過(guò)程中不把運(yùn)輸工作協(xié)調(diào)好,會(huì)極大地影響貨物的及時(shí)發(fā)運(yùn),從而會(huì)極大地降低集中采購(gòu)的科學(xué)性,增加采購(gòu)單位的成本,甚至有可能會(huì)耽誤工期。

目前,有的集團(tuán)子公司具備了一定的配送能力,能夠配送、調(diào)運(yùn)一些基本的物資,對(duì)此,集團(tuán)公司要把集中配送與集中倉(cāng)儲(chǔ)建設(shè)相結(jié)合,整合各單位配送能力,形成大型配送調(diào)度中心,根據(jù)礦廠所在位置分布,科學(xué)設(shè)置物資配送流程、優(yōu)化配送路線,并根據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)提供的物資需求和物資代儲(chǔ)情況,集中配送。此外,集團(tuán)公司應(yīng)大力發(fā)展第三發(fā)物流。第三方物流是由供需方以外的物流企業(yè)提供物流服務(wù)、承擔(dān)部分或全部物流運(yùn)作的業(yè)務(wù)模式,是專業(yè)化、社會(huì)化和合同化的物流。采用第三方物流服務(wù),企業(yè)可獲得的收益包括降低成本、提高顧客服務(wù)水平、增加企業(yè)柔性、改進(jìn)生產(chǎn)效率、使主業(yè)更集中和提高物流專業(yè)水平等。