集團(tuán)采購(gòu)管理系統(tǒng)支持母公司與其子公司一起管理集中采購(gòu)和分散采購(gòu)兩種模式的采購(gòu)管理系統(tǒng)。
1、監(jiān)控
2、規(guī)則控制和監(jiān)控預(yù)算控制
3、規(guī)則控制和監(jiān)控預(yù)算控制
4、規(guī)則控制和部分集中采購(gòu)預(yù)算控制
5、規(guī)則控制和所有集中采購(gòu)
允許母公司在多個(gè)層級(jí)上定義集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)。
每個(gè)組織都有自己的貨幣、日歷、公告、預(yù)算和支出、供應(yīng)商、采購(gòu)目錄、采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃、詢(xún)比價(jià)、招標(biāo)、競(jìng)價(jià)、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、費(fèi)用報(bào)表、倉(cāng)庫(kù)和庫(kù)存、收到的銷(xiāo)售單、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)和報(bào)表信息。對(duì)于上述功能類(lèi)別,每個(gè)組織擁有自己的審批流程或從其母公司繼承審批流程。
允許設(shè)置每個(gè)組織必須遵守的全球政策和規(guī)則,以及子公司或一組子公司必須遵守的本地政策和規(guī)則。
允許為整個(gè)集團(tuán)設(shè)置全局預(yù)算和控制,并為每個(gè)子公司設(shè)置本地預(yù)算和控制。預(yù)算可以從母公司分配到子公司或部門(mén),實(shí)際成本可以從子公司匯總到母公司。預(yù)算分配和實(shí)際匯總可以在集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)的各個(gè)層級(jí)上進(jìn)行。
查看、輸入和搜索子公司的支出信息,公司總部的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)就能看到不同子公司的公開(kāi)采購(gòu)訂單。你的員工無(wú)論在什么地方,無(wú)論使用什么移動(dòng)設(shè)備和筆記本電腦設(shè)備,都能在采購(gòu)系統(tǒng)上使用相同的解決方案提交、審查、批準(zhǔn)和搜索交易。
對(duì)于多子公司集團(tuán),將費(fèi)用從一個(gè)實(shí)體分配到另一個(gè)實(shí)體可能很麻煩,例如從母公司到一個(gè)子公司。這通常意味著依靠電子表格和消除人工管理來(lái)獲得每個(gè)公司的支出時(shí)間相關(guān)權(quán)利。
兩家或多家公司(例如母公司和子公司或兄弟子公司)共享相同的供應(yīng)商、項(xiàng)目甚至?xí)?jì)科目表的情況并不少見(jiàn)——但這通常需要輸入大量重復(fù)數(shù)據(jù)來(lái)設(shè)置和維護(hù)跨多個(gè)公司的數(shù)據(jù)。新的供應(yīng)商或地址變更意味著有人需要更新從該供應(yīng)商采購(gòu)的每家公司的供應(yīng)商記錄。這通常無(wú)法完成,效率低下,反而讓用戶(hù)質(zhì)疑哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)可信。
允許共享設(shè)置——擁有訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限的公司使用后,可以設(shè)置供應(yīng)商、項(xiàng)目等。當(dāng)信息變更不可避免地發(fā)生,或者添加新的供應(yīng)商時(shí),只需要在一個(gè)位置輸入數(shù)據(jù)。
缺乏集中采購(gòu)功能的多家子公司可能會(huì)超支。每個(gè)實(shí)體最終都從不同的供應(yīng)商那里尋源和采購(gòu)直接費(fèi)用項(xiàng),甚至可能從同一供應(yīng)商但在多個(gè)賬戶(hù)下采購(gòu)。
通過(guò)集團(tuán)采購(gòu)系統(tǒng)集中采購(gòu)將提升購(gòu)買(mǎi)力,改善與供應(yīng)商的定位,改善所有實(shí)體之間的溝通。所有直接支出和間接支出都通過(guò)集團(tuán)采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行,你可以利用你的購(gòu)買(mǎi)力、最大限度地減少浪費(fèi)并提高流程效率。
集中采購(gòu)流程的好處顯著,但有時(shí)將采購(gòu)流程的某些部分分散具有意義,例如采購(gòu)計(jì)劃。
授權(quán)用戶(hù)創(chuàng)建和提交他們自己的采購(gòu)計(jì)劃可以讓會(huì)計(jì)人員和采購(gòu)代理騰出時(shí)間專(zhuān)注于更多增值任務(wù),但如果結(jié)果往往是多個(gè)冗余采購(gòu)訂單,那么集中采購(gòu)和整合購(gòu)買(mǎi)力的好處可能會(huì)降低。