合同管理是企業(yè)經(jīng)營的一項重要管理內(nèi)容,同時也是企業(yè)供應鏈執(zhí)行的核心控制維度。B2B合同管理應用包括:合同類型、合同模板、合同簽章、合同履行登記、合同變更、補充協(xié)議、終止協(xié)議、合同歸檔等主要功能。通過與區(qū)塊鏈、電子簽章、OCR識別、SRM等系統(tǒng)集成,實現(xiàn)企業(yè)從合同擬定、評審,到合同簽章、生效與終止、合同歸檔的全生命周期管理。
合同起草的過程,通過維護合同單據(jù)中的合同主體、合同各項條款、合同標的等信息,完成合同創(chuàng)建。支持合同模板功能,通過替換合同模板中的變量,生成合同文本文件;合同擬定是合同執(zhí)行的前提基礎,合同擬定后,對于合同的內(nèi)部管控、履行方式均建立了明確的規(guī)則。
評審申請單是合同評審過程的承載單據(jù),因為評審過程主要是工作流以及審批處理,所以評審申請單僅是評審業(yè)務的驅(qū)動,評審單本身不去處理復雜的評審過程,通過評審單對接審批流或者其它OA系統(tǒng)來完成合同的評審過程。評審申請的審批結(jié)果會相應的更新合同的評審狀態(tài),評審通過的合同可以進行后續(xù)的簽章、生效和執(zhí)行環(huán)節(jié)。
合同的變更,通過合同變更單和變更方案驅(qū)動合同內(nèi)容調(diào)整,按照不同版本管理合同。變更模型可以自定義變更方案,用戶可以根據(jù)企業(yè)實際情況設置合同中哪些信息可變更、可反寫、記錄日志。變更完成的合同,可以通過變更日志查詢合同變更前后內(nèi)容的對比情況。
合同簽訂完成后,合同內(nèi)容中可能存在未盡事項或者在合同履行過程中出現(xiàn)了新的情況,需要對合同未盡事項和新發(fā)生的情況進行另行約定,簽訂合同補充協(xié)議。補充協(xié)議需要結(jié)合變更單使用,對合同結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行更新。補充協(xié)議依附于合同存在,需要雙方簽章,具有與合同一樣的法律效力。
合同簽訂完成后,因某種原因,使得合同無法繼續(xù)履行,經(jīng)合同相關方協(xié)商同意,約定某一時間終止合同,簽訂合同終止協(xié)議。終止協(xié)議生效后,原合同自然終止,合同的終止狀態(tài)更新為已終止。終止協(xié)議依附于合同存在,需要雙方簽章,具有與合同一樣的法律效力。
合同歸檔是合同生命管理階段的一個處理節(jié)點,簽章完成的合同可以進行歸檔處理。合同歸檔主要是針對合同存檔,企業(yè)中一般有專門的部門或者負責人來保管合同原件,管理比較嚴格的企業(yè)在歸檔時需要提交歸檔申請,有檔案管理員接收存檔,近些年由于電子合同的流行,合同歸檔逐漸向信息化歸檔方式過渡。合同歸檔可以與文檔系統(tǒng)對接,實現(xiàn)合同存檔、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。