采購部門作為一個單獨的職能部門，因為相對獨立地開展工作，在此案系傳遞之間會有一定的誤差，在反映成本、質(zhì)量上都會存在一定的誤區(qū)，這些也是無一例外的通病。

1、采購只要保證“貨比三家”就行了

“貨比三家”在采購管理上，把這種采購方式叫作“詢價采購”或“選購”。很多企業(yè)的管理者通常要求負(fù)責(zé)采購的工作人員申報采購方案時都要提供至少三家報價，管理者審批就看有沒有三家的比價，再選一個價格合適的。

但你覺得這樣的管理方法有沒有問題呢?其實，很多管理者都可能會發(fā)現(xiàn)“貨比三家”的方法經(jīng)常會失靈：這三家是怎樣選出來的?中間的代理商算不算數(shù)?同樣類別的采購這次審批的三家和上次的三家是不是同樣三家?會不會有申報者通過操縱報價信息影響審批者決策的可能?為了防備這種可能，我們往往又要求采購工程師只提供客觀的報價而不能有任何主觀評價，結(jié)果上邊的問題依然存在，又屏蔽了可能有用的決策支持信息，還免除了申報者的責(zé)任。

為什么“貨比三家”還不管用?這并不是“詢價采購”方式本身的問題，而是沒有配套的合格供方管理機制。在這種情況下，采購的管理者最終簽字選擇供應(yīng)商，表面上擁有絕對的決策權(quán)，但由于采購人員可以自由詢價，從而擁有實際的決策權(quán)。這種管理模式不改變，無論怎樣“貨比三家”都是徒勞的。

解決這個問題的關(guān)鍵是要給采購人員的詢價活動制定一個范圍，這就是“合格供方評審”。“合格供方評審”本是質(zhì)量管理的概念，但從更廣義和實用的角度，就是管理者按照一個質(zhì)量、成本等方面的標(biāo)準(zhǔn)，劃定一個范圍。這個范圍可以由企業(yè)高層管理者直接決定，也可以由一個委員會決定?？傊?，采購執(zhí)行人員不能單獨決定這個范圍，也不能跳出這個范圍活動，并要對每次采購活動中這個范圍內(nèi)的決策支持信息負(fù)責(zé)。

2、招標(biāo)“一招就靈”

很多管理者認(rèn)為招標(biāo)客觀、公平、透明，覺得采取招標(biāo)的方式引入競爭，降低成本，就算完事了。但有時候招標(biāo)也不是“一招就靈”。為什么要招標(biāo)?什么情況下該招標(biāo)?還有什么情況可以采用更合適的采購方式?這涉及到采購方式選擇的問題。目前，常用的采購方式主要有：招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。

競爭性談判：招標(biāo)時，你可能會遇到投標(biāo)人數(shù)量不夠，或者投標(biāo)人價格、能力等不理想，有時反復(fù)招標(biāo)還是不成，是否繼續(xù)招標(biāo)等問題。其實，這時候我們沒有必要非認(rèn)準(zhǔn)招標(biāo)不可，大可以采取“競爭性談判”的方式。競爭性談判的方法與招標(biāo)很接近，作用也相仿，但程序上更靈活，效率也更高一些，可以作為招標(biāo)采購的補充。

詢價采購：對于我們已經(jīng)很好掌握了成本信息和技術(shù)信息的采購商品(包括物資或服務(wù))，并有多家供應(yīng)商競爭，我們就可以事先選定合格供方范圍，再在合格供方范圍內(nèi)用“貨比三家”的詢價采購方式。

單一來源采購：如果我們已經(jīng)完全掌握了采購商品的成本信息和技術(shù)信息，或者只有一兩家供應(yīng)商可以供應(yīng)，公司就應(yīng)該設(shè)法建立長期合作關(guān)系，爭取穩(wěn)定的合作、長期價格優(yōu)惠和質(zhì)量保證，在這個基礎(chǔ)上可以采用單一來源采購的方式。

合理運用多種采購方式，還可以實現(xiàn)對分包商隊伍的動態(tài)管理和優(yōu)化。比如，最初我們對采購內(nèi)容的成本信息、技術(shù)信息不夠了解，就可以通過招標(biāo)來獲得信息、擴大分包商備選范圍。等到對成本、技術(shù)和分包商信息有了足夠了解后，轉(zhuǎn)用詢價采購，不必再招標(biāo)。再等到條件成熟，對這種采購商品就可以固定一兩家長期合作廠家了。反過來，如果對長期合作廠家不滿意，可以通過擴大詢價范圍或招標(biāo)來調(diào)整、優(yōu)化供應(yīng)商或?qū)献鲝S家施加壓力。

3、檔案保存好，采購信息就都留下來了

有些管理者意識到采購管理是存在問題的，要求相關(guān)人員把所有和采購相關(guān)的記錄、文件統(tǒng)統(tǒng)存檔，留著有條件時分析信息、改進(jìn)工作。

但實際上，從這些保存完好的采購檔案中，往往得不到多少有用的信息，這在很大程度上是由于采購工作過程不夠規(guī)范引起的。比如，規(guī)范的采購管理系統(tǒng)要求在詢價時供應(yīng)商應(yīng)對不同規(guī)格型號的設(shè)備單獨報價，但采購人員往往把不同規(guī)格型號的設(shè)備打包詢價，有時甚至把不同類型的設(shè)備打包詢價，而且每次打包的方法和數(shù)量都不一樣。這樣一來，歷次詢價信息就無法落實到具體產(chǎn)品，也就無從比較，在管理者決策時還是無法判斷本次采購價格是高是低。

提高采購工作效率的十大方法

1)有計劃的工作：在每天結(jié)束前要把今天未完成的事情，以及明天需要做的事情做出一個計劃，記錄下來，逐個或交叉處理。

2)養(yǎng)成職業(yè)習(xí)慣：作為一個優(yōu)秀的采購人員，應(yīng)該養(yǎng)成一個好的職業(yè)習(xí)慣，要有成本概念，利潤思維，風(fēng)險意識、統(tǒng)籌能力、交流溝通的好習(xí)慣。

3)收集產(chǎn)品信息：要做到不管了不了解這個產(chǎn)品，都要采取各種方法，盡最大努力去收集產(chǎn)品的信息。

4)做事有條理：要將所做過的工作，處理好的事，沒有處理好的事都做一個記錄，有條理的去工作。對于未完成的事情要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。

5)問題處理：對于問題的處理要敏捷果斷，出了問題要及時向上級匯報，并有自己較好的處理建議提供，能與供應(yīng)商做個合適的談判結(jié)論。

6)訂單的跟蹤：對工作要有責(zé)任心，認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，不要盲目相信供應(yīng)商肯定沒有問題，要及時做好跟催工作，要分析供應(yīng)商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風(fēng)險或其它東西。做好記錄，便于查詢和統(tǒng)計，及配合相關(guān)部門做好工作。

7)學(xué)會主動與人溝通、交流：溝通時所有工作中都極為重要的一環(huán)，要經(jīng)常與車間，倉庫，打樣車間、品質(zhì)的相關(guān)人員接觸，便于了解產(chǎn)品，跟蹤需要，減少工作失誤，提高工作效率。

8)做好工作總結(jié)：每個月都應(yīng)做一個簡短的總結(jié)，從工作量、工作內(nèi)容、完成事項，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計劃等各個方面著手，分析本月的成果和問題。

9)供應(yīng)商的管理：對于供應(yīng)商，要學(xué)會用有效的條款文件去約束他們，而不是盲目相信，放任自由，要讓他們能夠較為主動地配合工作，及時解決問題。

10)難點重點總結(jié)：要按時將工作中遇到的各種問題和解決方法做個簡短的書面總結(jié)，便于自己以后總結(jié)經(jīng)驗。

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作者：云朵匠 | 數(shù)商云(微信ID：shushangyun_com)

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