2022年兩會(huì)上最火的關(guān)鍵詞，“數(shù)字化”必有一席之地。在政府工作報(bào)告中，多處提及了“建設(shè)數(shù)字信息基礎(chǔ)設(shè)施，布局?jǐn)?shù)字政府”，“推動(dòng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展，完善數(shù)字經(jīng)濟(jì)治理”，“創(chuàng)新發(fā)展服務(wù)、數(shù)字貿(mào)易”以及“數(shù)字化供應(yīng)鏈實(shí)施”等幾個(gè)要點(diǎn)。

誠(chéng)然，近年來(lái)數(shù)字化在各行各業(yè)蓬勃發(fā)展，成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新動(dòng)力，并在一些國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展領(lǐng)域發(fā)揮積極作用。例如，在加強(qiáng)創(chuàng)新引導(dǎo)，實(shí)施龍頭企業(yè)保鏈穩(wěn)鏈，促進(jìn)工業(yè)經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)運(yùn)行，維護(hù)產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈安全穩(wěn)定等方面作用顯著。

產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈的安全與穩(wěn)定是中國(guó)2022年及未來(lái)的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略任務(wù)。數(shù)字化如何賦能產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈穩(wěn)定發(fā)展？數(shù)字化采購(gòu)可能是企業(yè)最好的觀察窗口，因?yàn)閺?qiáng)鏈和補(bǔ)鏈的主體均是企業(yè)自身，而企業(yè)鏈維護(hù)和鏈穩(wěn)定的核心則在于采購(gòu)的穩(wěn)定和效率。

以采購(gòu)管理五階模型，全流程管控企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)

作為采用數(shù)字化技術(shù)和服務(wù)最多的領(lǐng)域，數(shù)字化采購(gòu)對(duì)中小企業(yè)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型起到重要的促進(jìn)和引領(lǐng)作用。從誕生之初，經(jīng)歷了萌芽期與快速發(fā)展期，現(xiàn)已經(jīng)進(jìn)入爆發(fā)期。

越來(lái)越多的企業(yè)意識(shí)到數(shù)字化采購(gòu)管理系統(tǒng)在降本增效實(shí)踐中的重要意義，數(shù)字化采購(gòu)市場(chǎng)也保持著持續(xù)增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。而在大中型企業(yè)實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中，不僅采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量多，市場(chǎng)范圍寬，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)要求也特別嚴(yán)格。要對(duì)全廠的所需品種、目標(biāo)購(gòu)買(mǎi)量、需求規(guī)律、國(guó)內(nèi)國(guó)外眾多供應(yīng)廠商進(jìn)行分析研究，還要對(duì)采購(gòu)過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入探討和科學(xué)操作，才能完成好采購(gòu)任務(wù)，保證企業(yè)生產(chǎn)所需的各種物資適時(shí)適量供應(yīng)。

針對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理流程問(wèn)題，世界著名的The Hackett Group有一個(gè)企業(yè)采購(gòu)管理階段模型，它把采購(gòu)分為供料、節(jié)支、總成本、需求管理和全面增值五個(gè)發(fā)展階段。用一定的管理與規(guī)劃，保證其中階段均在可控范圍內(nèi)。

第一階段：供料

作為企業(yè)采購(gòu)管理基礎(chǔ)階段，采購(gòu)供料就是為了確保有料，采購(gòu)員做的是典型的文員工作。當(dāng)然在購(gòu)買(mǎi)時(shí)他們也會(huì)談?wù)搩r(jià)格，但對(duì)其影響很小，這是很多原因所導(dǎo)致的。例如，內(nèi)部客戶的實(shí)力太強(qiáng)，工程師在制定規(guī)格、尋找供應(yīng)商和談判價(jià)格方面擁有最終發(fā)言權(quán)?；蛘吖緵](méi)有詳細(xì)的分工，采購(gòu)只是對(duì)細(xì)節(jié)的支持功能。再加上采購(gòu)人員不均的素質(zhì)和低地位，注定了采購(gòu)是粗放經(jīng)營(yíng)的，要進(jìn)行大規(guī)模采購(gòu)，其價(jià)值只能是確保有料。

第二階段：節(jié)省開(kāi)支

在價(jià)格階段，采購(gòu)的角色轉(zhuǎn)變?yōu)檎勁姓?，?jié)約成本是采購(gòu)的主要指標(biāo)。與供料階段相比，處于價(jià)格階段的公司會(huì)系統(tǒng)地跟蹤和比較價(jià)格，并統(tǒng)計(jì)采購(gòu)節(jié)支。比較價(jià)格的方法主要有兩種：一是與市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行比較，即與主要價(jià)格指數(shù)進(jìn)行比較，如美國(guó)生產(chǎn)價(jià)格指數(shù)，二是與歷史采購(gòu)價(jià)格相比，用于計(jì)算采購(gòu)價(jià)格的差異。

第三階段：采購(gòu)總成本

采購(gòu)成本節(jié)約是采購(gòu)績(jī)效的一個(gè)重要指標(biāo)，因?yàn)樗苯?、清晰且易于量化。然而，采?gòu)價(jià)格只是成本的一部分，其優(yōu)化往往導(dǎo)致其他成本的非優(yōu)化。例如，采購(gòu)部門(mén)因廉價(jià)購(gòu)買(mǎi)一臺(tái)設(shè)備而獲得獎(jiǎng)勵(lì)，但用戶部門(mén)因使用和維護(hù)成本過(guò)高而支付了費(fèi)用，這需要考慮采購(gòu)第三階段的總成本。相應(yīng)地，采購(gòu)的角色也轉(zhuǎn)變?yōu)楣?yīng)鏈管理，考慮到運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、關(guān)稅、匯率、使用、回收等?？偝杀镜母拍钏坪鹾芎?jiǎn)單，那么為什么沒(méi)有很多公司能夠做到這一點(diǎn)呢？這就涉及到了專(zhuān)業(yè)分工的問(wèn)題。

第四階段：需求管理

如果采購(gòu)部門(mén)想要展示其對(duì)公司的貢獻(xiàn)，它必須有效地介入需求確定階段，以幫助設(shè)計(jì)和規(guī)劃，這也是采購(gòu)的第四步，即需求管理。供應(yīng)商的早期參與就是其中之一，即盡快將供應(yīng)商的好想法融入到設(shè)計(jì)中，使設(shè)計(jì)更加合理，從設(shè)計(jì)角度降低成本。其次是客戶管理。確保使用具有最佳綜合性能的供應(yīng)商，最大限度地減少需求變化，控制牛鞭效應(yīng)，這些都是從根本上降低供應(yīng)鏈總成本的方法。實(shí)際上，“攘外”與“安內(nèi)”相比往往更困難，采購(gòu)需要熟悉內(nèi)部和外部客戶的業(yè)務(wù)，具有更好的領(lǐng)導(dǎo)技能，才能夠從供應(yīng)鏈的角度理解具體決策的影響。

第五階段：全面增值

賣(mài)得好不如買(mǎi)得好。在許多行業(yè)，采購(gòu)已成為公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。采購(gòu)是公司的命脈，不僅在于成本的節(jié)約，還在于確保采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量和技術(shù)含量。在合同加工行業(yè)，勞動(dòng)力成本幾乎相同，能否順利接到訂單，從采購(gòu)中獲得的材料價(jià)格非常重要。由于越來(lái)越依賴供應(yīng)商，采購(gòu)已上升到戰(zhàn)略層面。相應(yīng)地，采購(gòu)指標(biāo)也增加了許多財(cái)務(wù)和運(yùn)營(yíng)方面的內(nèi)容，例如現(xiàn)金流、資產(chǎn)管理等原來(lái)由運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)的指標(biāo)。這個(gè)階段的問(wèn)題是，采購(gòu)關(guān)系到公司的存亡，但其手段往往是與第二階段的價(jià)格談判密切相關(guān)，即利潤(rùn)轉(zhuǎn)移。

提高企業(yè)采購(gòu)效率？“協(xié)同”是關(guān)鍵

無(wú)論企業(yè)最后將采購(gòu)管理劃分為幾個(gè)階段來(lái)執(zhí)行，都需要做到實(shí)時(shí)了解市場(chǎng)風(fēng)向，努力提高企業(yè)采購(gòu)效率，才能在競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)浪潮中謀得發(fā)展。而如何提高采購(gòu)效率？“協(xié)同”則是關(guān)鍵。采購(gòu)組織效率來(lái)源于協(xié)同，而不是分工。

· 需求審批協(xié)同

當(dāng)許多企業(yè)需要采購(gòu)時(shí)，是由需求方提交“請(qǐng)購(gòu)單”或“電子郵件”申請(qǐng)的。對(duì)于不同的業(yè)務(wù)需求，不存在固定的審批流程。因此，通常情況下當(dāng)采購(gòu)需求得到批準(zhǔn)時(shí)，耗時(shí)較長(zhǎng)。而在數(shù)字化采購(gòu)中，企業(yè)可根據(jù)采購(gòu)金額、采購(gòu)類(lèi)別、部門(mén)需求等確定企業(yè)審批邏輯，自動(dòng)形成采購(gòu)需求審批流程。需求方提交訂單后，數(shù)字化采購(gòu)管理系統(tǒng)自動(dòng)匹配審批人，加快審批流程。對(duì)于非標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)采購(gòu)，企業(yè)還可以通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化需求提交模板、在線審批流程及預(yù)算控制等方式，規(guī)范需求提交流程，提高需求方與采購(gòu)員的協(xié)作效率。

· 采購(gòu)尋源協(xié)同

傳統(tǒng)尋源方式執(zhí)行實(shí)現(xiàn)復(fù)雜，通常都需事后審計(jì)的協(xié)助，以確定需求尋源方式的合理性。然而，在數(shù)字化采購(gòu)中，諸多優(yōu)秀的平臺(tái)供應(yīng)商已經(jīng)入駐，企業(yè)可根據(jù)所需進(jìn)行自主選擇。整個(gè)流程在線實(shí)時(shí)運(yùn)行，采購(gòu)全流程透明可控。企業(yè)通過(guò)“招、詢、競(jìng)”等多種方式、多種策略尋找貨源，最終選擇出性價(jià)比高、適合本企業(yè)所求的供應(yīng)商。在內(nèi)部協(xié)作方面，管理層和需求方都能夠?qū)崟r(shí)查看采購(gòu)價(jià)格和尋源進(jìn)度，快速配合采購(gòu)方做出決策。

· 生產(chǎn)與供應(yīng)商協(xié)同

供應(yīng)商與企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生許多 “任務(wù)消息、監(jiān)控消息、通用消息、工作流消息”等信息。這些信息將在平臺(tái)里的供應(yīng)商管控模塊進(jìn)行查詢和處理，提高業(yè)務(wù)處理效率，保證最新有用信息的及時(shí)有效性。其次，在生產(chǎn)協(xié)同方面，

通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)，企業(yè)采購(gòu)方可主動(dòng)共享雙方需求信息、產(chǎn)能和交貨信息，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)交換和迅速按需配送，使供應(yīng)商的每筆來(lái)料都能及時(shí)、準(zhǔn)確、可控，降低整體庫(kù)存和倉(cāng)儲(chǔ)成本。

雖然大部分國(guó)內(nèi)傳統(tǒng)企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到了數(shù)字化采購(gòu)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要性，但因?yàn)樽陨泶嬖谥T多困難和挑戰(zhàn)，轉(zhuǎn)型的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于國(guó)外企業(yè)的平均水平。導(dǎo)致傳統(tǒng)企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)轉(zhuǎn)型困難的主要原因有三，包括高成本制約、技術(shù)水平不足和解決方案缺位。也正是在這個(gè)大背景下，許多新興互聯(lián)網(wǎng)公司紛紛崛起?；ヂ?lián)網(wǎng)公司不是與傳統(tǒng)企業(yè)賽跑競(jìng)爭(zhēng)，而是作為其“數(shù)字化助手”，做好連接器、工具箱和生態(tài)共建者，幫助實(shí)體產(chǎn)業(yè)在各自的賽道上茁壯成長(zhǎng)。

面向大中型企業(yè)提供全鏈數(shù)字化運(yùn)營(yíng)服務(wù)的科技公司【數(shù)商云】，在數(shù)字化采購(gòu)領(lǐng)域具備豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于采購(gòu)的場(chǎng)景、業(yè)務(wù)、邏輯非常熟悉。對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)新的采購(gòu)場(chǎng)景及需求，可基于供應(yīng)鏈上下游協(xié)同的應(yīng)用需求，為不同規(guī)模企業(yè)提供完善、高效的數(shù)字化采購(gòu)協(xié)同管理平臺(tái)開(kāi)發(fā)，從需求到尋源，訂單到對(duì)賬開(kāi)票覆蓋整體采購(gòu)業(yè)務(wù)，真正做到對(duì)采購(gòu)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與管理，數(shù)字化采購(gòu)管理系統(tǒng)推動(dòng)采購(gòu)戰(zhàn)略執(zhí)行，全面提升業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率與管理體驗(yàn)。

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驅(qū)動(dòng)企業(yè)采購(gòu)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型，讓決策更精準(zhǔn)

在做好采購(gòu)協(xié)同管理后，針對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)的采購(gòu)數(shù)據(jù)就緒程度較低的問(wèn)題，大部分企業(yè)管理層一般憑借個(gè)人直覺(jué)和自身經(jīng)驗(yàn)做出決策，或者依靠傳統(tǒng)數(shù)據(jù)分析，即基于歷史記錄和現(xiàn)階段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分析報(bào)告來(lái)做決策。以上都屬于比較主觀的決策方式，定位不夠準(zhǔn)確，過(guò)于片面，存在一定風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法發(fā)揮數(shù)據(jù)的真正價(jià)值，容易出現(xiàn)決策失誤。

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在數(shù)字化采購(gòu)體系中，通過(guò)采集海量數(shù)據(jù)，整合和提煉相關(guān)信息，形成科學(xué)決策模型。當(dāng)出現(xiàn)新情況時(shí)，即可用模型直接進(jìn)行決策，不僅能夠讓企業(yè)采購(gòu)更透明、更合規(guī)，還可以形成有效的數(shù)據(jù)沉淀。無(wú)論是對(duì)市場(chǎng)的洞察、用戶需求的挖掘、產(chǎn)品分析還是商機(jī)的把控，都能獲得更加精細(xì)、可靠、高價(jià)值的信息，從而做出最有效的科學(xué)決策，得到更進(jìn)一步突破和發(fā)展，讓采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)“活”起來(lái)。

總結(jié)與思考

目前我國(guó)許多企業(yè)正處在鳳凰涅槃，浴火重生的關(guān)鍵階段，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為企業(yè)擺脫困難，順應(yīng)環(huán)境求發(fā)展的必然選擇。數(shù)字化采購(gòu)作為助力企業(yè)降本增效、積累核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)的重要方式，有利于企業(yè)降低成本、提高效率、加速轉(zhuǎn)型升級(jí)，而打造采購(gòu)管理平臺(tái)，則能夠有效增強(qiáng)企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，持續(xù)推動(dòng)中國(guó)企業(yè)采購(gòu)數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。

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作者：云朵匠 | 數(shù)商云(微信ID：shushangyun_com)

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