通常，企業(yè)采購顯著的成本節(jié)省來自：

超出預算的采購，這些采購可能會被推遲或不是必需的；

避免不必要采購，采購的物品或許能從其他地方獲得；

以較低的價格識別來自不同供應商的產(chǎn)品；

解決短貨或賬單差異問題的糾正措施。

紙張驅動的采購對組織的底線有連鎖效應。在漫長的采購周期、錯過折扣和交易糾紛中，人工效率低下也使組織損失了大量現(xiàn)金。嘗試使用電子表格和電子郵件等過時工具加快采購流程，就像嘗試用鋼鐵和燧石啟動微波爐一樣。為了利用早期購買和付款折扣，組織需要摒棄石器時代的采購做法，并采用技術解決方案。 現(xiàn)代采購工具可以在一夜之間將緩慢而痛苦的采購策略轉變?yōu)槭澜缂壍牟少彶呗浴?/p>

而只需要連接網(wǎng)絡，就能實現(xiàn)電子供應商、電子尋源采購、電子招投標、電子拍賣、電子合同、電子發(fā)票、電子支付等功能。電子采購，無疑是近年來新興的采購方式，只需要通過電子采購系統(tǒng)即可在線上進行競價采購。無論是哪個行業(yè)，都適用電子招采解決方案。正因為如此，電子采購正在逐漸取締傳統(tǒng)的采購方式，而電子采購系統(tǒng)猶如雨后春筍發(fā)展，例如數(shù)商云電子采購系統(tǒng)。

自動化采購管理流程

一個可靠的采購軟件可以簡化雜亂的采購流程并保持透明，簡化的采購流程可以更好地控制采購生命周期的每個階段。數(shù)商云電子采購系統(tǒng)提供每個企業(yè)所需的工具和資源，以實現(xiàn)端到端采購的自動化，為采購流程注入透明度，減輕所有利益相關者的工作量，實現(xiàn)采購效率最大化以滿足其業(yè)務需求。                                                 

如何控制好采購流程？

數(shù)商云電子采購系統(tǒng)擁有內(nèi)置的流程控制機制，能夠幫助你提升合規(guī)性，加強對采購流程的控制。

1、確定采購需求，制定采購計劃

電子采購系統(tǒng)可以從客戶需求的源頭控制企業(yè)的采購需求與計劃。每一個采購需求量都有據(jù)可依，減少不合規(guī)的多采購或少采購的情況，從根本上減少人為干預而導致的不必要的損失。企業(yè)可通過系統(tǒng)的BOM（物料清單）功能進一步分析具體的物料需求并生成詳細的采購計劃。

2、供應商的尋找和確定

根據(jù)采購計劃，企業(yè)在市場上尋找合適的供應商，供應商管理能更容易地邀請更多潛在供應商。srm采購管理系統(tǒng)支持從供應商注冊信息到審核供應商資格及結果通知的全過程管理，可對供應商進行資格審核和等級評定，只有通過了資格審核才能成為合格的供應商。

3、成本分析

系統(tǒng)可自動計算基于 BOM（物料清單）的采購成本，自動校驗采購預算，并且可根據(jù)不同的成本及預算總額設置不同的審批流程。系統(tǒng)還能自動獲取生效的報價信息統(tǒng)計預測的采購成本，所有賬目實時匯總，清楚明了。

4、定價和合同管理

采購價格的監(jiān)控是整個采購過程的關鍵。系統(tǒng)通過多種定價方式，幫助企業(yè)在線詢比價定價，以最高效的方式獲取最優(yōu)的采購價格。另外，系統(tǒng)可實現(xiàn)采購合同的電子化管理，實時追蹤和記錄此電子采購合同的生成、接收、審批和執(zhí)行過程與結果。

5、驗貨和收貨

合同簽訂后，需要繼續(xù)跟蹤供應商催貨，以保證生產(chǎn)進度，并且和需求部門、質保部門等組織預驗收和終驗收。系統(tǒng)提供嚴密的流程與監(jiān)控機制管理整個交付的過程，記錄與跟蹤交付的具體進度與狀態(tài)，及時解決交付過程中的各種問題以確保交付的順利完成。

6、開票和付款

采購訂單/合同完整交付完成后，供應商可把自動生成的電子發(fā)票通過系統(tǒng)自動發(fā)送給企業(yè)采購負責人，企業(yè)可根據(jù)此電子發(fā)票生成付款申請，付款申請審批通過后即可進行付款安排。系統(tǒng)支持不同的付款方式，并且多維度跟蹤付款進度和狀態(tài)（如按照采購訂單的時間，負責部門，供應商等）。在完成以上所有采購環(huán)節(jié)的控制管理后，我們可以認為一個采購任務完滿結束。

總之，電子采購系統(tǒng)可以助力企業(yè)不斷改善自身招采流程，實現(xiàn)運作效率提升。

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作者：云朵匠 | 數(shù)商云(微信ID：shushangyun_com)

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