采購流程自動化是使用技術(shù)和先進的計算機程序（例如采購軟件）來管理從開始到結(jié)束的整個采購到付款周期，包括填寫采購訂單以提出請求，直至向供應(yīng)商付款。

采購流程自動化的重要性

采購流程自動化對企業(yè)至關(guān)重要的原因有8個，下面以8Manage SRM采購管理系統(tǒng)為例逐一講述：

1、減少人為錯誤

采購自動化軟件減少了人為錯誤。這是因為采購部門在8Manage SRM采購系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置了參數(shù)、訪問權(quán)限、供應(yīng)商、表單和流程。

任何人都不能輸入超出指定參數(shù)的信息或復(fù)制采購訂單。如果發(fā)生這種情況，8Manage系統(tǒng)將不允許或?qū)⒉少徲唵握埱笊蠄蠼o正確的人。

2、設(shè)置特定參數(shù)

采購自動化系統(tǒng)和軟件提高了對采購、采購訂單、供應(yīng)商和發(fā)票的控制水平。

首先，采購部門通過8Manage采購自動化系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置供應(yīng)商、采購訂單信息和采購流程。需要某種原材料的生產(chǎn)線主管進入系統(tǒng)，搜索對應(yīng)供應(yīng)商，只需點擊幾下鼠標，幾分鐘就準備好了采購訂單。然后，批準直接到達需要的人手中。

3、縮短訂單生命周期時間

采購流程自動化可以提高效率并節(jié)省時間。自動化大大加快了整個流程的周期。當人們可以使用經(jīng)驗證的供應(yīng)商列表更快輸入信息時，供應(yīng)商的交付周期會縮短，采購訂單周期也會加快。

一些部署了自動化采購系統(tǒng)的企業(yè)，采購訂單周期一般為兩天；而沒有使用采購自動化的企業(yè)則是七天。

節(jié)省時間就是節(jié)省金錢。有一個標準化的流程可以為每個人節(jié)省時間。

4、標準化采購流程

正確填寫采購訂單后，8Manage自動化采購系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)到正確的人進行審批。如果請求需要進一步檢查或批準，可以交給其他人進行進一步討論。

標準化的采購流程可以防止亂花錢、超出預(yù)算和使用未經(jīng)批準的供應(yīng)商，因為你選擇的采購軟件會限制人們的行為，這取決于誰擁有管理訪問權(quán)限和特權(quán)。

5、改進供應(yīng)鏈管理

自動化采購系統(tǒng)可以幫助你管理供應(yīng)鏈，因為它可以在一個地方收集和分析來自供應(yīng)商的數(shù)據(jù)。

當發(fā)現(xiàn)首選供應(yīng)商出現(xiàn)風(fēng)險時，你可以通過集中的數(shù)據(jù)分析及時找到替換的供應(yīng)商，從而不影響業(yè)務(wù)。多樣化和敏捷的供應(yīng)鏈要比停滯的供應(yīng)鏈好得多，停滯的供應(yīng)鏈在你需要原材料時會引發(fā)一系列問題。

6、分析數(shù)據(jù)

自動化采購軟件可以深入挖掘財務(wù)數(shù)據(jù)。

7、將數(shù)據(jù)全部保存在一個位置

自動化采購系統(tǒng)將付款信息、供應(yīng)商、采購訂單等所有這些數(shù)據(jù)保存在一個地方，以便于參考。而且這種類型的系統(tǒng)減少了人為錯誤。

當你為企業(yè)投資合適的采購自動化系統(tǒng)時，它也是你收到的數(shù)據(jù)分析套件的一部分。

8、讓員工專注于戰(zhàn)略工作

這種戰(zhàn)略規(guī)劃和思維使你的企業(yè)更敏捷、更穩(wěn)固，并能更好地處理未來可能出現(xiàn)的困難。采購系統(tǒng)不僅簡化了你當前的流程，而且還為你提供了在未來改善公司財務(wù)狀況的機會。

如何從采購流程自動化中獲益？

采購流程自動化可為你節(jié)省時間和精力。它通過管理采購的各個方面來節(jié)省資金，以便你可以規(guī)劃未來并加強企業(yè)的競爭力。隨著時間的推移，你在該軟件上的投資會得到回報。自動化采購流程有助于提高整個采購價值鏈的協(xié)作和參與度，包括規(guī)劃、采購、合同管理、訂單交付、支付控制和供應(yīng)商管理。是幫助關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門更有效地運作的一種方法。